Vor dem Erstellen von Gruppen mit Mobile Devices Administration Center sollte festgestellt werden, welche Arten mobiler Benutzer in dem Unternehmen vorhanden sind. In fast allen Unternehmen lassen sich die Benutzer anhand der Arbeit, die sie verrichten, in Gruppen einteilen. Beispiel: Der Administrator einer Klinikdatenbank ist dafür zuständig, 10 Krankenhäusern in der Umgebung Datensynchronisationsservices zur Verfügung zu stellen. Mobile Pflegekräfte, die Hausbesuche machen, und Schichtleiter in der Notaufnahme gehören selbstverständlich zwei verschiedenen Gruppen an, da sich ihre beruflichen Zuständigkeiten deutlich unterscheiden. Beim Strukturieren von Benutzergruppen sind jedoch noch weitere Kriterien zu berücksichtigen. Bei der Entscheidung, ob bestimmte Benutzer derselben Gruppe angehören sollten, kann die Beantwortung der nachfolgenden Fragen hilfreich sein:
Werden alle diese Benutzer dasselbe Mittlersystem zur Synchronisation von Unternehmensdaten verwenden?
Jedes Mittlersystem verfügt über eine andere Installation von Sync Server. Daher müssen alle Mitglieder einer Gruppe im Mobile Devices Administration Center dasselbe Mittlersystem zur Synchronisation von Daten verwenden. Beispielsweise könnte der Klinikdatenbankadministrator zur Verbesserung der Leistung für jedes Krankenhaus eine andere Sync Server-Installation einsetzen, so dass die Benutzer auch nach ihrem Aufenthaltsort eingeteilt werden müssten.
Greifen diese Benutzer bei ihrer Arbeit auf dieselbe Art von Daten und Dateien zu?
Haben diese Benutzer dieselben Zugriffsberechtigungen für eine bestimmte Tabelle?
Da für jede Replikationsquelle in einer Subskription SQL-Zugriffsberechtigungen definiert werden und diese Subskription einer ganzen Gruppe zugeordnet wird, müssen Benutzer, die andere Zugriffsarten für dieselbe Replikationsquelle benötigen, anderen Gruppen zugeteilt werden.
Beispiel: Eine Gruppe von Pflegekräften muss auf dieselbe Tabelle zugreifen. Einige Mitarbeiter dürfen aber möglicherweise nur Daten hinzufügen, während andere Daten aktualisieren oder gar löschen dürfen. Wieder andere dürfen die Daten vielleicht nur anzeigen lassen, ohne Änderungen daran vornehmen zu können. Beispielsweise könnte eine Gruppe von Schwesternschülerinnen nur berechtigt sein, Daten anzeigen zu lassen. Sobald diese Schülerinnen ihre Ausbildung abgeschlossen hätten, würden sie aus der Datensynchronisationsgruppe für Auszubildende in eine andere Gruppe versetzt, für die zusätzliche SQL-Berechtigungen definiert wurden.