Une candidature peut être soumise ou envoyée à une agence une fois le script de saisie terminé, parfois avant la fin du script, simplement en le quittant. Une demande de saisie peut être configurée de façon qu'une agence décide si un script de demande peut être soumis avant la fin du script ou non.
Si le citoyen choisit d'envoyer une demande à l'agence (en terminant ou en quittant un script), l'écran affiché varie selon que le citoyen est déjà connecté ou non, et une propriété permet de déterminer si un citoyen doit soit créer un compte soit se connecter à un compte avant de soumettre une demande/candidature. Si le citoyen est déjà connecté, UA n'invite pas le citoyen à se connecter ni à créer un compte. Toutefois, si le citoyen n'est pas connecté, UA va inviter le citoyen à se connecter ou à créer un nouveau compte. Si la propriété est activée, le citoyen doit se connecter à un compte existant ou en créer un nouveau avant que la demande/candidature puisse être envoyé à l'agence.
Si le citoyen n'a pas besoin de s'identifier auprès du système, et qu'il est autorisé à envoyer la demande/candidature à l'agence sans se connecter ou sans créer de compte, il est possible de configurer une option qui permettra au client de procéder de la sorte. Cette option ne sera pas configurée si le citoyen doit créer un compte ou se connecter à un compte existant.
Si le citoyen s'est connecté à un compte existant avant d'envoyer la demande à l'agence, le système peut déterminer si le citoyen a déjà une demande en cours du même type ou s'il a déjà soumis des demandes pour les mêmes programmes toujours en attente d'une décision de la part de l'agence. Dans le premier cas, la page qui s'affiche propose au citoyen d'envoyer la nouvelle demande à l'agence ou de conserver celle qui a été sauvegardée et d'éliminer la nouvelle.
Si le citoyen a précédemment soumis des demandes/candidatures pour les mêmes programmes, le système détermine si le citoyen peut encore soumettre un des programmes à l'agence. Les programmes peuvent être configurés de façon à autoriser de multiples demandes/candidatures à un moment donné, par exemple, un citoyen peut soumettre une nouvelle demande d'aide monétaire pour un foyer différent de celui qui a fait l'objet de la précédente demande soumise et toujours en cours de traitement par l'agence.
Cet écran prévient le citoyen du fait que si la demande peut toujours être envoyée à l'agence, elle ne peut pas être soumise pour tous les programmes pour lesquels le citoyen souhaite faire une demande. Le citoyen a le choix entre trois options ; continuer à soumettre la demande pour les programmes pour lesquels il est autorisé à envoyer, sauvegarder ou supprimer la demande.
Pour soumettre une demande à l'agence, un script de soumission doit être spécifié pour la demande pour la demande dans l'administration UA. Cette opération est nécessaire car les demandes doivent s'accompagner d'informations supplémentaires, qui ne font pas partie de la demande et qui doivent être capturées avant la soumission. Par exemple, une demande d'assistance temporaire aux familles nécessiteuses (TANF) doit généralement s'accompagner d'informations concernant la possibilité d'un entretien avec le citoyen. Ces informations ne sont pas pertinentes pour un autre type de demande qui ne donnerait lieu à aucun entretien, par exemple l'assurance-chômage. Les signatures électroniques sont un autre exemple du type d'informations qui sont généralement capturées à l'aide d'un script de soumission. Ces données ne peuvent pas être capturées dans le cadre du script, car le citoyen a la possibilité de soumettre la demande avant d'avoir terminé le script.
Le traitement qui est entrepris lorsque le script de soumission est terminé dépend de la configuration des programmes auxquels le citoyen postule. L'admissibilité au programme peut être configurée de telle sorte qu'elle est déterminée à l'aide du système Cúram ou sur un système distant. Si Cúram a été désigné comme système d'éligibilité, un processus de création de dossier de candidature est appelé. Ce processus inclut une fonction de recherche et de correspondance qui tente de faire correspondre les clients d'une nouvelle candidature aux personnes enregistrées dans le système, en fonction de critères de recherche configurés. Une fois la recherche de correspondances effectuée, un ou plusieurs dossiers de candidature sont créés. Plusieurs dossiers sont créés si les programmes faisant l'objet de la candidature sont configurés pour différents types de dossier de candidature. La date de candidature figurant sur le ou les dossiers est définie sur la date du jour si la candidature a été soumise dans les heures d'ouverture du site principal de l'organisation. Dans le cas contraire, la date de candidature est définie sur la date du jour ouvré suivant.
Les données entrées pour la demande peuvent être mappées aux tableaux des preuves du dossier. Les mappages sont configurés pour un programme particulier à l'aide de l'éditeur de mappage de données Cúram . Une configuration de mappage doit être spécifiée pour le programme afin que les entités de preuve appropriées puissent être créées et alimentées en réponse à une soumission de demande en ligne. Pour plus d'informations concernant la définition des mappages pour un programme, consultez le Guide Data Mapping Editor Cúram.
Une fois le dossier de candidature créé, les programmes demandés par le client sont associés au dossier correspondant. Certaines organisations imposent des délais de traitement des dossiers de candidature à un programme ; différentes options de configuration sont disponibles pour un programme donné. Ces délais sont définis lorsque le programme est associé à un dossier de candidature. Pour plus d'informations sur le traitement des dossiers de candidature, reportez-vous au Guide Cúram - Intake.
Si l'admissibilité est déterminée par un système distant, des configurations sont fournies pour permettre à un service Web d'être appelé sur un système distant (non-Cúram). Pour plus d'informations concernant la configuration des systèmes distants, voir le Guide de configuration Cúram Universal Access.
La page de confirmation de soumission est affichée lorsque la soumission d'une demande/candidature à l'agence a abouti. Cette page informe le citoyen du numéro de référence associé à la demande soumise. Les citoyens peuvent utiliser ce numéro de référence lors des correspondances suivantes qu'ils échangeront ensuite avec l'agence au sujet de la demande.
Le citoyen peut également l'ouvrir au format PDF et l'imprimer. Le véritable PDF qui est ouvert varie selon la configuration de la demande de saisie. La demande/candidature peut être configurée de façon à utiliser un PDF spécialement conçu par l'agence, à utiliser conjointement avec la demande de saisie. Si aucun formulaire PDF n'a été spécifié un PDF générique généré peut être utilisé. Si un formulaire conçu par l'agence est spécifié, ce formulaire est ouvert lorsque le citoyen clique sur le lien PDF. Les données entrées au cours de la candidature en ligne seront copiées dans le formulaire PDF pour chacun des programmes pour lequel le citoyen postule, et qui ont des configurations de mappage associées du type Création de formulaire PDF. Si une configuration de mappage n'a pas été associée au programme, les informations entrées au cours de la candidature en ligne pour ce programme ne seront pas copiées dans le formulaire PDF. Si un formulaire PDF n'est pas spécifié, un formulaire générique est ouvert à la place. Ce formulaire contient une copie des informations entrées par le citoyen lors du dépôt de la candidature en ligne. Pour plus d'informations concernant la configuration du formulaire généré, voir l'annexe C du Guide de configuration Cúram Universal Access.
L'agence peut définir des informations supplémentaires à afficher sur cette page. Il s'agit généralement d'informations susceptibles d'être nécessaires au citoyen pour aider l'agence à traiter la demande de manière rapide et efficace, tant pour l'agence que pour le citoyen, par exemple, une preuve d'identité. Ces informations sont configurables pour chaque type de demande/candidature.