组织与其通信的单个用户和经营者称作通信方。通信方的类型包括客户机、雇主、代理和公共代表。
在通信创建过程中选择通信方。可从先前已注册参与者中选择通信方或添加新的通信方。
系统会自动给先前已在系统上注册的通信方检索通信详细信息。对于书面通信，系统会检索通信方的邮件地址；对于电话呼叫，系统就会检索电话号码；对于电子邮件，系统就会检索电子邮件地址。
当添加新的通信方时，系统将会自动给通信方创建代表参与者角色。给通信方保存的信息也作为新代表的信息进行保存。根据未来通信需要，正创建的代表允许对该信息再次访问。