El asistente de registro de las actas de reunión ayuda a los usuarios a capturar los detalles de una reunión que se ha llevado a cabo. A continuación, la información se puede compartir enviando las actas de la reunión a los asistentes y a otras partes interesadas. Cada paso del asistente es opcional y proporciona un método flexible para capturar la información clave. El asistente para registrar actas de reunión permite trabajar en actas de progreso, con lo que es posible registrar fragmentos de la información durante el registro inicial de las actas de reunión y posteriormente se pueden actualizar, una vez registradas las actas de reunión. Las actas de reunión se pueden registrar para una reunión creada a partir de los calendarios de usuario y de caso.
Se puede capturar la siguiente información de las reuniones:
Una vez registradas las actas de reunión, se podrán visualizar y actualizar, según sea necesario, desde los calendarios de usuario y de caso, y también desde una lista de actas de reunión que se habrá creado. En esta lista de actas de reunión, un usuario también puede registrar las actas de reunión de una reunión existente que todavía no hayan sido registradas o puede crear una nueva reunión y registrar las actas de reunión para la reunión que acaba de crear.
El organizador de la reunión puede enviar las actas de reunión a los asistentes a la reunión. De forma predeterminada, las actas de reunión se envía por correo electrónico, como un documento PDF adjunto, por lo que se requieren direcciones de correo electrónico. Se muestra un mensaje informativo cuando se envían las actas y faltan una o varias direcciones de correo electrónico o no son válidas.
Las reuniones se pueden enviar varias veces y se mantendrá un registro del historial de las actas enviadas y de los destinatarios. Cada vez que se envía una versión de las actas de reunión, se crea una cronológica de las actas de reunión. Esto permite a los usuarios ver las actas reales tal y como estaban en el momento de su envío.