Comme les modèles XSL, les modèles Microsoft Word permettent de créer plusieurs communications à partir d'un même modèle. Toutefois, la création d'une communication à partir d'un modèle Microsoft Word est manuelle. L'utilisateur peut créer une communication à partir d'un modèle Microsoft Word et y apporter les modifications nécessaires avant de la diffuser. Par exemple, s'il a eu le correspondant au téléphone avant de créer la communication, il peut ajouter les détails de cette conversation au texte de la communication.
Les modèles Microsoft Word incluent aussi des données variables. Notez cependant qu'une fois la communication Microsoft Word créée à partir d'un modèle, les données font partie de la communication elle-même. Par exemple, si le modèle Microsoft Word contient des variables pour le nom et l'adresse du correspondant, ce sont les véritables nom et adresse du correspondant, et non les variables, qui sont conservés dans le texte de la communication.
Les modèles XSL et Microsoft Word se différencient également par leur gestion. Comme indiqué précédemment, la création et la gestion d'un modèle XL exige des connaissances en développement XSL, alors que les modèles Microsoft Word sont créés et gérés dans Microsoft Word. Par conséquent, tout utilisateur disposant de droits d'administrateur et sachant utiliser Microsoft Word peut gérer les modèles de ce type.